GTD на Things 3: моя настройка от inbox до weekly review

В прошлой статье я писала, какой таск-менеджер выбрала и почему остановилась на Things 3. В этой — как у меня в нём настроена GTD-система. Не «как должна быть по канону», а как реально работает у меня уже два с половиной года.

Inbox — точка входа

В Things есть встроенный Inbox. Это куда летит всё новое: задача с iPhone, голосом через Siri, через шейринг из Safari или Mail. В Inbox задача без проекта, без даты, без тега — просто «что-то надо запомнить».

Я обрабатываю Inbox два раза в день: утром перед началом работы и вечером перед сном. Пять минут хватает. Каждую задачу я либо назначаю в проект/area, либо удаляю, либо ставлю на Someday.

Areas — что у меня есть

В Things верхнеуровневые контейнеры — Areas. Я держу 6:

• Работа
• Дом
• Здоровье
• Финансы
• Семья
• Хобби

Внутри каждого area — конкретные проекты или просто отдельные задачи. Например, в Здоровье у меня есть проект «Подготовка к врачу 12 июня» и десяток отдельных задач без проекта (записаться к стоматологу, забрать анализы).

Projects — конечные с дедлайном

Проект в Things — это что-то с конкретным финишем. «Запустить новый раздел блога», «Отремонтировать ванную», «Подготовить отпуск в Италию». Когда проект закрыт — он архивируется.

Если задача бесконечна («следить за здоровьем», «вести бюджет») — это area, не проект. Это разделение спасает от типичной болезни «у меня 50 проектов открыто, и среди них вечные». Вечного быть не должно.

Today — главный экран

В Things есть Today — список задач на сегодня. Утром я туда смотрю, оцениваю реалистичность (8–10 задач — норма, 25 — перегруз), и начинаю работать.

Ключевое: задача попадает в Today либо потому, что у неё due date = сегодня, либо я руками поставила Today как «when». Дату я почти не использую (зачем, если task всё равно без жёсткого дедлайна?), а вот «when=Today» — постоянно.

Если в течение дня что-то новое прилетает в Inbox и должно быть сделано сегодня — я при обработке inbox перетаскиваю в Today.

Сегодня вечером и завтра

Things 3 даёт «Evening» внутри Today — отдельный блок для задач, которые я могу сделать после работы. Это удобно: рабочее не смешано с домашним, я сразу вижу «вот эти 3 — для дома вечером».

«Завтра» (Upcoming) показывает запланированное на ближайшие 7 дней. Туда я заглядываю при weekly review.

Tags — контексты

В классическом GTD контекст — это место/инструмент: @home, @phone, @errands, @computer. У меня частично так:

• @звонок — задачи, требующие телефона
• @магазины — мелочи купить в городе
• @дом — что-то физически в квартире
• @жду — задачи, где я жду ответа от другого человека
• @5min — мелкие задачи на 5 минут (в очереди в аптеке открыла, сделала)

Я не пытаюсь покрыть тегами всё. Только то, что реально полезно при выборе следующей задачи.

Someday

В Things нет отдельного раздела Someday, но есть «when=Someday» — задача без даты, не показывается в Today/Upcoming. Туда я кидаю всё «когда-нибудь сделаю»: книги почитать, идеи проектов, фильмы. Раз в месяц просматриваю — что-то подтягиваю в Today, что-то удаляю.

Weekly review

Воскресенье вечером, 30–60 минут. Что я делаю:

1. Очищаю Inbox до нуля.
2. Прохожу по всем активным проектам: статус, что сделано, что следующее.
3. Прохожу по Someday: подтягиваю актуальное, выкидываю устаревшее.
4. Смотрю Upcoming на неделю вперёд: что приходит, что нужно подготовить.
5. Закрываю проекты, которые в архив (если завершены).

Без этого ритуала Things начинает зарастать. Если пропускаю две недели — приходится разбираться по часу. Лучше делать каждое воскресенье по 30 минут.

Шаблоны через Apple Shortcuts

В Things нет шаблонов проектов, но через Shortcuts можно сделать: создаёшь shortcut «Новый клиент», который один раз спрашивает имя клиента, потом создаёт проект в area Работа с заранее заданным набором задач (KYC, договор, бриф, кикофф).

Я держу три таких shortcut: «Новый клиент», «Подготовка отпуска», «Подготовка к врачу». Срабатывают за 5 секунд, экономят минуты на перепечатывание.

Что я не делаю

• Не использую due-date везде. Только если реально дедлайн (счёт оплатить, сдать отчёт). Иначе задачи висят с «overdue» и шеймят.
• Не делаю проектов на одну задачу. Если задача одна — это просто задача в area.
• Не дроблю слишком мелко. «Зайти в магазин» — одна задача, не пять подзадач «найти каждую полку». Это съедает время на ведение.

Что в итоге

Things 3 — отличный инструмент под классический GTD без лишних слоёв. Inbox для сброса, Areas для долгосрочного, Projects для конечного, Today для дня, Tags для контекста, Someday для «потом», weekly review раз в неделю. Этой системы у меня хватает на личное и часть рабочего, и я в ней не тону. Если у тебя другой инструмент — переноси не интерфейс, а принципы. Принципы важнее.