Как нанять первого сотрудника: договор и налоги в 2026

13 марта 2026 г. 17K

Найм первого сотрудника — переломный момент для ИП. Из «фрилансера-одиночки» ты становишься «работодателем». А с этим приходят все обязанности по ТК, налогам и страховым взносам. Я помогала десятку коллег пройти этот шаг, и здесь — практический разбор без юридического жаргона.

Что меняется при найме

Что у тебя появляется как у работодателя:

Удержание НДФЛ из зарплаты сотрудника (13–15%) — ты налоговый агент.
Уплата страховых взносов за сотрудника (~30% сверху).
Регистрация в ФСС (Фонд социального страхования).
Ведение кадровой документации.
Подача отчётов: РСВ, СЗВ-М, 6-НДФЛ, 4-ФСС.
Расчёт отпусков, больничных, других выплат.
Соблюдение норм охраны труда (даже на удалёнке).

Это серьёзный переход. Подумай: реально ли тебе нужен сотрудник, или достаточно подрядчика по ГПХ?

Альтернативы: ГПХ или самозанятый

Договор ГПХ с физлицом

Налогами — 13% НДФЛ + страховые ~27%.
Подходит для разовой работы, проектов.
Не требует регистрации в ФСС.
Меньше отчётности.

ГПХ с самозанятым

Налоги — самозанятый сам платит 6%.
Тебе не нужно платить страховые.
Минимум отчётности.
Самое выгодное для разовых задач.

ГПХ с ИП

ИП сам платит свои налоги.
Никаких удержаний с твоей стороны.
Подходит для сложных регулярных задач.

Если человек работает у тебя 40 часов в неделю на одной задаче, выполняет «трудовую функцию», ходит на стендапы — это трудовые отношения по факту. ГПХ здесь — обман, и при проверке могут переквалифицировать.

Когда нужен трудовой договор

Постоянная работа на тебя 40 часов в неделю.
Подчинение твоему графику и регламенту.
Использование твоих инструментов и площадки (твой ноутбук, твой офис).
Конкретная должность, не разовый проект.
Один заказчик (ты).

Шаги при найме сотрудника

Шаг 1: подготовить документы

Штатное расписание (даже если 1 сотрудник).
Положение об оплате труда.
Положение о премировании (если есть бонусы).
Должностная инструкция.
Трудовой договор (можно типовой из Конструктора Госуслуг).

Шаг 2: получить документы от сотрудника

Паспорт.
СНИЛС.
ИНН.
Трудовая книжка (или сведения из ЭТК).
Документы об образовании.
Военный билет (для мужчин до 27 лет).

Шаг 3: подписать трудовой договор

В 2 экземплярах. Один — сотруднику, второй — тебе.

Обязательные пункты:

Стороны.
Должность и трудовая функция.
Дата начала работы.
Срок (бессрочный или конкретный).
Место работы (адрес или удалёнка).
График работы.
Зарплата (оклад, премии, надбавки).
Условия испытательного срока (если есть, не более 3 месяцев).
Социальные гарантии (отпуск, больничный по ТК).

Шаг 4: издать приказ о приёме

Форма Т-1. Можно скачать шаблон. Подписываешь ты, подписывает сотрудник.

Шаг 5: внести запись в ЭТК

В 2026 — только электронная трудовая. Подаёшь в ПФР через СБИС, Контур.Экстерн, 1С-Отчётность или другой оператор.

Срок: в течение 30 дней с момента приёма.

Шаг 6: зарегистрироваться в ФСС

Если у тебя ИП и ты впервые нанимаешь сотрудника — нужно встать на учёт как работодатель в ФСС.

Через Госуслуги или сайт fss.ru. Срок — 30 дней с момента найма. Бесплатно.

Шаг 7: завести расчёт заработной платы

В 1С:Зарплата и кадры или через бухгалтерский сервис (Контур.Эльба + надбавка за зарплатный модуль).

Налоги и взносы за сотрудника

Допустим, сотрудник на окладе 50 000 руб «на руки».

НДФЛ (удерживается из зарплаты)

Чтобы «на руки» было 50 000, нужна зарплата «гросс» 50 000 / (1 − 0.13) = 57 471 руб.

Сотруднику ты переводишь 50 000, в налоговую — 7 471 НДФЛ.

Страховые взносы (платит работодатель сверху)

Пенсионный фонд: 22%.
ФФОМС (медстрах): 5.1%.
ФСС: 2.9% (плюс 0.2–8.5% от несчастных случаев в зависимости от класса риска).
Итого: ~30.2%.

На зарплату «гросс» 57 471 — страховые ~17 356 руб.

Итого расходы работодателя

50 000 (на руки) + 7 471 (НДФЛ) + 17 356 (страховые) = 74 827 руб.

То есть «50к на руки» обходится тебе в 75к.

Льготы для МСП в 2026

В 2020 ввели пониженные тарифы страховых для малого и среднего бизнеса:

На зарплату до МРОТ (~22 000 в 2026): 30%.
На сумму свыше МРОТ: 15%.

То есть на зарплате 57 471:

До 22 000: 30% × 22 000 = 6 600.
Свыше: 15% × 35 471 = 5 320.
Итого: 11 920.

Экономия — 5 436 руб в месяц на одном сотруднике. За год это ~65 000.

Условие: твой ИП должен быть в реестре МСП.

Льготы для аккредитованных IT-компаний

Если ты ИП в реестре аккредитованных IT-компаний Минцифры (ОКВЭД 62.01 как основной), то страховые ставка 7.6%:

На зарплату 57 471: 4 368 руб страховых.

Экономия по сравнению с обычной ставкой — 13 000 в месяц на сотруднике.

Отчётность работодателя

Ежемесячно

СЗВ-М: до 25 числа следующего месяца. Список работающих сотрудников.
Уплата НДФЛ: на следующий рабочий день после выплаты зарплаты.
Уплата страховых взносов: до 28 числа следующего месяца.

Ежеквартально

РСВ (Расчёт по страховым взносам): до 25 числа после квартала.
6-НДФЛ: до 30 апреля, 31 июля, 31 октября, 25 февраля.
4-ФСС: до 25 числа после квартала (электронно).

Ежегодно

2-НДФЛ (приложение к 6-НДФЛ): до 25 февраля.
СЗВ-СТАЖ: до 25 января.

Это много. Без бухгалтерского сервиса (или ручной работы 5–10 часов в месяц) не справишься.

Стоимость бухгалтерии за сотрудника

Бухгалтерский сервис с зарплатным модулем: 1500–3000 руб/мес.
Бухгалтер на аутсорсе: 5000–10 000 руб/мес.
Полный штатный бухгалтер: 50 000+ руб/мес. Имеет смысл от 5–10 сотрудников.

Подводные камни

Не зарегистрировался в ФСС. Штраф до 5 000 рублей за каждое нарушение.
Не сдал отчёты вовремя. Штрафы и пени по каждому отчёту.
Не оформил трудовой договор в 3 дня после фактического начала работы. Штраф до 100 000.
Серая зарплата. Часть в конверте — пени и доначисления при проверке.
Не платил налоги вовремя. Пени, штрафы, риск блокировки счёта.
Не учитывал отпуска. Сотрудник имеет право на 28 календарных дней отпуска в год. Отказать нельзя.

Что запомнить

Найм первого сотрудника — это переход в новую категорию работодателя. Расходы на «50к на руки» — около 75к (или 60к при IT-аккредитации). Дополнительная отчётность — 5–10 часов в месяц или 1500–3000 руб бухсервису.

Перед наймом подумай: не подойдёт ли ГПХ с самозанятым или ИП. Если работа разовая или проектная — это в разы проще и дешевле.

Для постоянной работы — только трудовой договор. Не пытайся «сэкономить» через серые схемы. На проверке всё всплывёт, и стоимость найма станет в разы выше.